Die meisten Existenzgründer und Freiberufler müssen sich erst im Zuge ihrer Selbstständigkeit mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen. Selbst dann, wenn der Steuerberater oder Buchhalter den Großteil der Arbeit übernimmt, treten riskante Fehler bei der Buchhaltung auf. Dabei gibt es so einfache wie nützliche Tipps, die Gründern helfen, ihre Dokumente für die Buchhaltung optimal vorzubereiten. Im nachfolgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie Sich vor unnötigen Mehrkosten schützen und nebenbei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater das (Arbeits-)leben erleichtern.

Tipp #1: Früh beginnen

Den Letzten bestraft … – unter Umständen das Finanzamt! Wenn Sie Ihre Unterlagen hingegen fristgerecht abliefern, ersparen Sie Sich Säumniszuschläge. Auch wenn Ihr Terminkalender aus allen Nähten platzt, sollten Sie einen festen Termin im Monat festlegen, an dem Sie in aller Ruhe Ihre Unterlagen durchgehen. So kann es Ihnen gar nicht erst passieren, dass Belege auf dem letzten Drücker oder gar Wochen zu spät abgegeben werden.

Tipp #2: Aufs Nötige beschränken

Briefe, E-Mails und Lieferscheine interessieren den Buchhalter oder Steuerberater in der Regel nicht. Klären Sie am besten im Vorfeld ab, welche Unterlagen Ihr Buchhalter braucht. So sparen Sie wieder wertvolle Arbeitszeit, da er sonst unnötige Zeit mit dem Aussortieren überflüssiger Informationen aufbringen müsste.

Wichtig: Nicht nur überflüssige Unterlagen sind Zeitfresser, sondern auch fehlende Dokumente. Ändern sich Verträge wie Mieten, Versicherungen oder Darlehen, sollte Ihr Steuerberater oder Buchhalter zeitnah eine Kopie erhalten. So vermeiden Sie langwieriges Nachfragen.

Tipp #3: Keine Dokumentenhüllen

Natürlich spricht nichts gegen Sorgfalt, doch jeden einzelnen Beleg in einer Klarsichthülle unterzubringen, wird Ihren Buchhalter in den Wahnsinn treiben. Für ihn bedeutet das nämlich, dass er sämtliche Unterlagen herausnehmen, beschriften und wieder „eintüten“ muss. Klarsichthüllen kosten Sie unnötig Arbeitszeit und Nerven. Auch im Interesse der Umwelt sollten Sie beim Zusammentragen Ihrer Dokumente auf Dokumentenhüllen verzichten.

Tipp #4: Nichts tackern

Ordnungsfanatiker setzen nur zu gern ihren Tacker ein und heften Belege zusammen. Schon Büroklammern sind für Buchhalter ein echtes Übel, doch der Tacker setzt noch einen drauf. Ihr Steuerberater oder Buchhalter muss die getackerten Dokumente erst einmal mühsam voneinander lösen, ehe er sie bearbeiten kann. Das kostet unnötige Arbeitszeit, die Sie übrigens bezahlen müssen.

Tipp #5: Locher richtig ansetzen

Obwohl dieser Punkt eigentlich klar sein sollte, werden Unterlagen immer noch falsch gelocht. Lochen Sie Ihre Dokumente immer an der linken, langen Seite. Andernfalls muss der Buchhalter wahlweise seinen Kopf oder den Ordner verdrehen. Um beide Fälle zu vermeiden, wird er die Dokumente einfach neu lochen. Dieser Vorgang kostet wieder wertvolle Arbeitszeit und Ihr Geld. Aufgepasst: Natürlich dürfen beim Lochen keine Informationen verschwinden!

Tipp #6: Vorsortieren spart

Wenn Sie Ihre Belege unsortiert und ohne zu lochen als Loseblattsammlung an Ihren Buchhalter weiterreichen, werden Sie mehr bezahlen. Schließlich müssen Buchhalter und Steuerberater das Chaos an Belegen zunächst ordnen und dokumentieren. Mit einer einfachen Vorsortierung nach Eingangs- und Ausgangsbelegen, chronologisch abgeheftet oder nach Buchstaben geordnet, erspart Ihrem Buchhalter sehr viel Arbeit und Ihnen unnötige Zusatzkosten.

Tipp #7: Auf Vollständigkeit achten

Kleckerweise eintrudelnde Belege sind ein Graus für jeden Buchhalter oder Steuerberater. Legen Sie Sich deshalb einen festen Termin für die Buchhaltung fest und achten Sie auf die Vollständigkeit der Belege. Ihr Dienstleister kann so die Buchführung in nur einem Durchgang komplett erledigen. Das schont Ihr Portemonnaie und seine Nerven. Dabei gilt: Keine Buchung ohne Belege und Rechnungen sind noch kein Beleg! Erst wenn beispielsweise durch eine unterschriebene Bestätigung („Betrag erhalten“) oder durch eine Kontobewegung die Zahlung quittiert wird, kann diese verbucht werden.

Tipp #8: Thermopapier immer kopieren

Kassenbons von Geschäften, Tankstellen und Restaurants sind in der Regel auf Thermopapier gedruckt. Leider hat Thermopapier die unpraktische Eigenschaft im Laufe der Zeit zu verbleichen. Damit die Buchhaltung diese Belege auch nach Wochen noch entziffern kann, sollten Sie diese Dokumente immer kopieren.

Tipp #9: Private und geschäftliche Ausgaben immer getrennt

Begleichen Sie private Einkäufe häufiger mit der EC-Karte Ihres Unternehmens, bedeutet das für Ihren Dienstleister intensive Mehrarbeit. Die zusätzlichen Privatausgaben müssen nämlich auch richtig verbucht werden, damit der Saldo zum Schluss stimmt. Wenn Sie private Ausgaben immer über Ihr Privatkonto bezahlen, können Sie Sich den buchhalterischen Aufwand und die zusätzlichen Kosten sparen.

Tipp #10: Ehrlich bleiben

Versuchen Sie bloß nicht, private Ausgaben in die Buchhaltung zu schmuggeln und verschweigen Sie keine Einnahmen. Solche Versuche ahndet das Finanzamt als Steuerhinterziehung. Bei der nächsten Betriebsprüfung kommen falsch verbuchte Ausgaben ans Tageslicht. Verspielen Sie Ihre bisherigen Erfolge nicht und konzentrieren Sie Ihre Energie lieber auf Ihr Unternehmen!

21.05.2019, Team Swoppen