XRechnung - die Zukunft der Rechnungserstellung

XRechnungen, was ist denn das jetzt schon wieder?

XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Ganz einfach gesagt, sind XRechnungen standardisierte elektronische Rechnungsformate, die in Deutschland für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden verwendet werden. Dabei entsprechen sie den Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) und sollen die elektronische Rechnungsstellung vereinfachen und standardisieren. Diese Daten werden in einem sogenannten XML-Datensatz als elektronische Rechnung erstellt und ermöglichen dadurch den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme.

Wie ist es zu diesem Format gekommen?

Das XML- basierte (Extensible Markup Language: Erweiterbare Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar ist) Datenmodell wurde bereits am 22. Juni 2017 in der Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder beschlossen. Dabei wurde festgelegt, dass dieses Datenmodell als Standard für elektronische Rechnungen insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet werden soll. Mit diesem neuen Format konkretisiert Deutschland die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung und setzt damit die Richtlinien des Europäischen Parlaments und des Rates um.

Welchen Inhalt muss eine XRechnung haben?

Der Standard XRechnung setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:

Alle Angaben die für XRechnung Pflicht und welche optional sind, können sie der E-Rechnungsverordnung (ERechV) entnehmen.

Welche Formate gibt es für die E-Rechnungserstellung?

In Deutschland stehen aktuell zwei Formate für die Erstellung einer E-Rechnung zur verfügung:

XRechnung: Dabei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann. Jedoch gibt es bei der variante keine Möglichkeit Designtechnisch Veränderungen vorzunehmen, geschweige denn ein Firmenlogo einzufügen.

ZUGFeRD:Das Format von XRechnungen ist für Menschen schlecht lesbar, daher wurde der Zusatz ZUGFeRD entwickelt. Dieses Format entspricht einer PDF-Datei, in welche “unsichtbar” eine XML-Datei integriert ist. Dadurch wird die Rechnung für Mensch und Maschine lesbar und die Datei kann an das Firmendesign angepasst werden.

Vorteile für den Einsatz von XRechnungen

Die folgenden 4 Punkte zeigen, welche Vorteile sich durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen für Organisationen, Unternehmen und Selbstständige ergeben:

1. Kosten- und Zeitersparnis

Durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen entfallen Kosten für Papier, Drucker, Toner, Porto uvm. Außerdem können Skontonutzungen besser genutzt werden. Auch alle weiteren Rechnungsrelevanten informationen können besser beobachtet werden. So lassen sich Zahlungsziele besser beobachten, Mahnungen und auch Fehler wie Doppelzahlungen besser vermeiden. Beim Zeitlichen Faktor lassen sich ebenfalls einige Abläufe optimieren. So entfallen beispielsweise Prozesse wie Ausdrucken, Frankieren, Laufwege zur Poststelle und auch der Suchaufwand wird optimiert.

2. Digitalisierung fördern

Mit einer Umstellung auf elektronische Rechnungen wird in Unternehmen und Organisationen eine wichtige Grundlage für die Digitalisierung geschaffen. Somit entfallen auch die Kosten für Lager- und Archivierungen. Der Weg zum papierlosen Büro wird geschaffen.

3. Einheitlicher Rechnungsprozess

Der gesamte Rechnungsprozess soll durch den Standard der XRechnung nicht nur bundesweit, sondern europaweit digitalisiert und vereinheitlicht werden. Die Einhaltung verbindlicher Vorgaben gemäß der Norm EN 16931-1 soll die Masse an unterschiedlichen Rechnungsformaten eliminieren und dadurch Geschäftsprozesse effizienter und transparenter machen.

4. Datenschutz

Durch die direkten Vorgaben zur XRechnung geht auch die Einhaltung von Datenschutz und Rechtssicherheit beim elektronischen Rechnungsprozess einher. Mit sogenannten Validierungsdiensten können XRechnungen außerdem transparent und unkompliziert auf Korrektheit geprüft werden.

Elektronische Rechnungspflicht ab 2025

Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller an öffentliche Behörden dazu verpflichtet, die spezifischen Vorgaben zur XRechnung einzuhalten. Ab 2025 soll die Standard E-Rechnung auch für B2B-Bereiche verpflichtend werden. Elektronische Rechnungen werden somit Schritt für Schritt das Rechnungsformat der Zukunft. Doch warten damit nicht nur Potenziale, sondern auch Herausforderungen vor der Tür aller deutschen Unternehmen. Deshalb lohnt es sich jetzt schon, zu überprüfen ob die eigene Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen kann oder es in Zukunft anbieten wird.

Zum Schluss die wichtigste Frage:
Wie erstelle ich eine korrekte E-Rechnung?

Grundsätzlich gibt es 2 Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu erstellen: Zum einen kann dafür ein Online-Generator genutzt werden und zum anderen gibt es diverse Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme. Wer für sein Unternehmen noch kein Buchhaltungsprogramm besitzen sollte, kann eine E-Rechnung im XRechnungs- Format auch mithilfe spezieller Websites wie z:b. B2Brouter, EinfachX oder invoice-portal.de erstellen. Allerdings sind die Anzahl der Rechnungen oder auch die Design-Möglichkeiten oft eingeschränkt.

Daher bietet sich die Nutzung von Buchhaltungs- oder Rechnungsprogrammen an. In diesen Programmen sind es in der Regel nur wenige Klicks und die Rechnung wird automatisch richtig erstellt, verschickt und archiviert.

Auch wir bieten natürlich bereits in unserer Buchhaltungssoftware die Erstellung der elektronischen Rechnung an. Also gleich rüber geswoppt und Software bestellt, damit auch Sie bis zur Frist 2025 auf der sicheren Seite sind.