Arbeiten von überall!
Arbeiten von überall!
Ein Wort, das seit 2020 immens an Bedeutung gewonnen hat, ist “Homeoffice”. Mit Corona wechselte halb Deutschland von heute auf morgen ins heimische Büro oder an den Familien-Esstisch um Kontakte zu reduzieren. Viele Unternehmen mussten innerhalb kürzester Zeit ihre Prozesse umstellen, Equipment organisieren, Lösungen für Besprechungen finden etc. Im Vorteil waren die Firmen, die schon zuvor digital gut aufgestellt waren.
Nach zwei Jahren Pandemie gibt es viele Angestellte, die gerne wieder ins Büro kommen. Der Austausch mit den Kollegen, der Abstand von der häuslichen Situation hat ihnen gefehlt. Andere Arbeitnehmer haben das Arbeiten “von woanders” schätzen gelernt: Je nach Wohnsituation ist die Arbeitsumgebung ruhiger als das Großraumbüro, lange Arbeitswege können eingespart werden, Familie und Arbeit sind besser zu koordinieren. Für beide Vorlieben gibt es gute Argumente. Bei den Allermeisten ist aber sicher eine Kombination aus beiden Welten die beliebteste Variante: Büro und ein bis zwei Tage mobiles Arbeiten - oder umgekehrt.
Was denn nun: Homeoffice oder mobiles Arbeiten?
Das Homeoffice befindet sich - wie der Name schon sagt - in den heimischen Räumlichkeiten. Hier muss laut Arbeitsstättenverordnung vom Arbeitgeber ein fester Arbeitsplatz eingerichtet werden, der den gleichen Ansprüchen genügen muss wie der Arbeitsplatz in der Firma. Im Unterschied dazu ist das mobile Arbeiten - zumindest bislang - nicht speziell geregelt. Der Arbeitnehmer kann arbeiten, wo er möchte, und der Arbeitgeber muss nur das nötige Equipment wie einen Laptop bereitstellen.
Technische Voraussetzungen
Am sinnvollsten ist es, wenn der Arbeitnehmer einen Arbeitslaptop hat, den er sowohl im Büro als auch beim mobilen Arbeiten nutzen kann. Durch Cloud-Lösungen ist auch das Miteinander-Arbeiten auf Entfernung gut möglich: Dokumente können geteilt werden, Ergebnisse werden in Datenbanken für alle Beteiligten zentral gespeichert und sind jederzeit verfügbar. Viele Hersteller von Unternehmenssoftware bieten zudem Lösungen zum Netzwerken an, die über E-Mail hinausgehen: Chatsysteme mit und ohne (Video-) Telefonie, Ticketsysteme oder Intranet.
Auch außerhalb des Büros muss die Arbeitszeit erfasst werden - im besten Fall kann das über eine Software geschehen, die dokumentiert, womit der Arbeitnehmer beschäftigt war. Vertrauen ist gut - Kontrolle ist besser! Und so kann der Arbeitnehmer seine Effektivität ohne Zweifel nachweisen.
Ein weiteres Thema ist der Datenschutz: Die Vorgaben, die im Büro gelten, gelten schließlich auch Zuhause… Die benutzte Hard- und Software muss auch beim mobilen Arbeiten die Richtlinien erfüllen. Zusätzlich sollten weitere Dinge geklärt werden: Im Homeoffice müssen Dokumente und Arbeitsrechner sicher verstaut werden können oder auch Telefonieren ohne unbeteiligte Zeugen möglich sein.
Wichtig ist in fast allen Bereichen eine stabile Internetverbindung. Allerdings kann es auch durchaus vorkommen, dass Offline-Arbeiten für besonders anspruchsvolle Tätigkeiten, die ein störungsfreies Arbeiten erfordern, von Vorteil ist.
Recht auf mobiles Arbeiten?
Ein Arbeitnehmer hat kein Recht auf mobiles Arbeiten, wenn es nicht in seinem Arbeitsvertrag vereinbart ist. Am Sinnvollsten ist es also für Arbeitgeber, klare Richtlinien aufzustellen. Es ist schwer vermittelbar, wenn ein Kollege das Recht auf mobiles Arbeiten erhalten hat, die übrigen Kollegen aber nie mobil arbeiten dürfen.
Gibt es Richtlinien, kann diese sowohl die Voraussetzungen als auch die einschränkenden Faktoren festlegen - Häufigkeit, Erreichbarkeit, Tätigkeiten etc. Es ist klar, dass eine Verkäuferin im Ladengeschäft schlecht mobil arbeiten kann, während die Buchhalterin flexibel wäre. Es ist nachvollziehbar, dass Auszubildende, die an zwei Tagen in der Berufsschule sind, möglichst an den anderen drei Tagen im Betrieb sein sollten. Aber auch Ausnahmen können geregelt werden: Dem Mitarbeiter, der im Homeoffice trotz Ermahnung nie erreichbar ist, könnte mit so einer Regelung das Recht auf mobiles Arbeiten entzogen werden.
Mobiles Arbeiten optimieren
In früheren Generationen war Arbeit und Freizeit strikt getrennt. Heute vermischt sich das zunehmend: Arbeit ist nicht nur Mittel zum Zweck sondern soll Spaß machen und sinnvoll sein. Arbeitnehmer sind häufig auch im Privaten noch gedanklich mit der Arbeit beschäftigt. Durch digitale Vernetzung sind viele Angestellte auch viel besser erreichbar - noch mal schnell die Mails checken, die Tickets durchscrollen, Entwürfe absegnen.
Auch wenn das Arbeiten Spaß macht: Es sollte eine klare Trennung möglich sein - Stichwort Work-Life-Balance. Feierabend und Urlaub sollen der Erholung des Mitarbeiters dienen. Umgekehrt sollte die Arbeitszeit nicht mit Hausarbeit oder den Hausaufgaben der Kinder verbracht werden.
Mit einer guten Unternehmenssoftware gelingt das gedankliche Umschalten zwischen “Privat” und “Büro” leichter: Der Mitarbeiter ist schnell in seiner gewohnten Arbeitsumgebung, hat alle notwendigen Unterlagen vor sich und kann mit seinen Kollegen, Kunden oder Lieferanten in Kontakt treten.
Optimale Unternehmenssoftware verfügt über
- eine digitale Stempeluhr
- ein Tool zur Erfassung der Tätigkeiten
- ein Ticketsystem, mit dem Tätigkeiten klar definiert und einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden können
- ein Nachrichtensystem, z.B. Chat, Mail, Konferenztool, aus dem auch hervorgeht, welcher Kollege gerade verfügbar ist
- das CRM, in dem alle Kontakte zentral erfasst werden
- einen Kalender
Die Unternehmenssoftware sollte in einer Cloud verfügbar sein, so dass sie jederzeit die aktuellen Daten enthält, ein Up- oder Download ist dann nicht erforderlich.
Und wie läuft das bei Swoppen?
Dank unserer eigenen Software Soferu® und den Laptops, die allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, ist das Swoppen Team technisch gut für das mobile Arbeiten ausgerüstet. Dennoch legen wir viel Wert auf Kollegialität und Teamgeist - ein Spirit, der nur entsteht, wenn wir uns (fast) täglich sehen. Wir kommen gerne ins Büro und freuen uns über jeden anwesenden Kollegen.
Doch es gibt auch viele gute Gründe, mobil zu arbeiten. Und darum ist mobiles Arbeiten auch bei Swoppen möglich. In der Regel steht jedem fest angestellten Mitarbeiter ein Tag in der Woche zu, an dem mobil gearbeitet werden darf. Eine Verpflichtung zum mobilen Arbeiten besteht aber nicht - wer mag, kann jeden Tag ins Büro kommen.
