Personal Software

Die Mitarbeiterverwaltung ist ein zentrales Thema für jeden Arbeitgeber. Personaldaten müssen zentral erfasst werden, die einzelnen Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle hinterlegt, je nach Branche Dienstpläne erstellt werden. Dabei muss der Überblick über Kranken- und Urlaubstage behalten sowie Überstunden erfasst werden und für eine optimale Abrechnung ist zudem eine Zuordnung der Tätigkeiten der einzelnen Mitarbeitern zu Abteilungen und Kostenstellen sinnvoll.

Egal ob eine eigene Personalabteilung mit der Verwaltung des Personals beschäftigt ist oder der Inhaber eines kleinen Unternehmer das selbst erledigt: Die Lösung muss einfach und zuverlässig funktionieren.

Die Planung von Personal kann sehr zeitaufwändig sein. Hierzu zählt nicht nur die Einsatzplanung, sondern auch die Bedarfsplanung und die Personalgewinnung. Da Personal zu den kostspieligen Ressourcen eines Unternehmens gehört, ist hier eine gute Übersicht essentiell.

Abrechnung

Was hat welcher Mitarbeiter wann für wen getan? Ob die Kostenstelle intern ist oder Dienstleistungsstunden für die Abrechnung mit Kunden erfasst werden müssen: eine korrekte Erfassung direkt während bzw. unmittelbar nach der Tätigkeit durch den Mitarbeiter selbst ist wichtig. Dabei sollte Zettelwirtschaft vermieden werden. Eine Erfassung der Tätigkeiten in einer zentralen Software sorgt zudem dafür, dass keine Fehler beim Übertragen entstehen oder einzelne Posten vergessen werden. Je genauer die einzelnen Arbeitszeiten nachgewiesen werden, desto einfacher gestaltet sich dann auch die Kalkulation von Angeboten und / oder Preisen.

Je nach Arbeitszeitmodell sind zudem die exakten Arbeitszeiten für die Entgeltabrechnung zu berücksichtigen - hierzu zählen nicht nur Stundennachweise sondern auch, ob Personal am Wochenende oder Feiertag eingesetzt wurde.

Einsatzpläne

In verschiedenen Branchen sind Arbeitsschichten einzuteilen und Dienstpläne zu erstellen. Dabei müssen Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankentage berücksichtigt werden und ideal ist auch die Erfüllung von Mitarbeiterwünschen.

Eine besondere Herausforderung ist die Rekrutierung von Personal. Es muss nicht nur der Überblick über zu besetzende Stellen gewährleistet sein: Auch die einzelnen Stellenangebote sollten zentral gesteuert, Bewerbungen erfasst und der gesamte Bewerbungsvorgang dokumentiert werden.

Dabei sollte nicht vergessen werden, dass es zunehmend der Bewerber ist, der umworben wird. Durch den Fachkräftemangel können sich potentielle Mitarbeiter zunehmend den Wunscharbeitgeber aussuchen. Umso wichtiger ist es, den gesamten Bewerbungsvorgang so angenehm und transparent wie möglich zu gestalten und nicht zu riskieren, dass die Bewerbung des idealen Mitarbeiters versehentlich übersehen wird.