CMS oder Homepage-Baukasten? Entscheidungshilfe für KMU

Die neue Website soll sich leicht pflegen lassen, doch beim nächsten Entwicklungsschritt möchte niemand wieder von vorn anfangen. Wer Angebote vom Homepage-Baukasten bis zum Website-CMS von Swoppen^® vergleicht, sollte deshalb mehr prüfen als den ersten Eindruck im Editor.

Der Vergleich folgt einem hypothetischen kleinen Betrieb, der zunächst seine Leistungen online vorstellt und später englischsprachige Inhalte, wechselnde Bearbeiter und einen Online-Shop braucht. Die gewählte Lösung muss nicht jeden denkbaren Ausbau abdecken, sollte aber die absehbaren Aufgaben ermöglichen, ohne die tägliche Pflege unnötig aufwendig zu machen.

Wie funktionieren Homepage-Baukasten und CMS?

Ein Homepage-Baukasten bündelt typischerweise Vorlagen, visuelle Bearbeitung und technischen Betrieb in einem Angebot. Unternehmen gestalten ihre Website innerhalb dieses Rahmens, wobei der Spielraum vom Produkt und vom gewählten Tarif abhängt.

Ein Content-Management-System, kurz CMS, verwaltet und veröffentlicht Inhalte. Hosting und technische Betreuung lassen sich separat organisieren oder gehören zu einer betreuten Cloud-Lösung, sodass ein CMS nicht bedeutet, dass ein Unternehmen selbst Server betreiben muss.

Auch bei der Bedienung überschneiden sich beide Kategorien, denn ein CMS hat oft einen visuellen Editor, während ein Baukasten ebenfalls Inhalte verwaltet. WYSIWYG bezeichnet dabei die Bearbeitung mit unmittelbarer visueller Vorschau, bei der schon während der Arbeit sichtbar ist, wie der Inhalt dargestellt wird.

Für die Auswahl zählt deshalb weniger die Bezeichnung als der tatsächliche Leistungsumfang: Welche Änderungen sind selbst möglich, welche Aufgaben übernimmt der Anbieter und welche Erweiterungen unterstützt das Angebot?

Flexibilität und Gestaltung: Was lässt sich selbst verändern?

Die bloße Aussage, dass sich eine Website bearbeiten lässt, sagt noch wenig aus. Einen Text auszutauschen ist eine andere Aufgabe, als eine Vorlage anzupassen oder einen zusätzlichen Geschäftsprozess abzubilden.

Der Beispielbetrieb möchte zunächst Leistungsbeschreibungen und Fotos ändern, wofür ein Baukasten oft ausreicht. Soll das Angebot später auf eine ungewöhnliche Weise dargestellt werden, zeigt sich, ob die vorhandenen Gestaltungselemente genügen oder individuelle Arbeiten nötig sind.

Ein CMS bietet nicht automatisch unbegrenzte Freiheit, weil Editor, Vorlagen und Berechtigungen ebenso Grenzen setzen wie der vereinbarte Betreuungsumfang. Umgekehrt erlaubt manch ein Baukasten mehr Anpassungen, als sein einfacher Einstieg vermuten lässt.

Visuelle Bearbeitung und modulare Ergänzungen

Das Website-CMS von Swoppen^®  verbindet einen WYSIWYG-Editor mit einem Bootstrap Page Builder und Upload direkt an Ort und Stelle. Mit dem Page Builder lassen sich Seiten visuell gestalten, ohne dass Programmierkenntnisse nötig sind.

Wächst der Bedarf, kommen weitere Module derselben Plattform hinzu, etwa eine Bildergalerie, ein Online-Shop, ein FAQ-Bereich oder ein Newsletter. Die Website wächst so schrittweise mit, statt dass das System gewechselt werden muss.

Vor der Auswahl sollte feststehen, welche Änderungen das eigene Team erledigen muss und bei welchen Aufgaben externe Unterstützung vertretbar ist.

Mehrsprachigkeit: Mehr als ein übersetzter Text

Der Beispielbetrieb erhält Anfragen aus dem Ausland und möchte englische Inhalte ergänzen, doch mit der Übersetzung allein ist es nicht getan. Die Sprachfassungen müssen einander zugeordnet sein, und Änderungen müssen nachgehalten werden, damit veraltete Übersetzungen auffallen.

Wird eine Leistungsbeschreibung auf Deutsch korrigiert, braucht auch die englische Fassung eine verantwortliche Person, sonst stehen auf beiden Seiten irgendwann unterschiedliche Aussagen.

Vor der Auswahl lohnt sich daher die Prüfung, welche Sprachen das Angebot unterstützt, wie sich Übersetzungen getrennt verwalten lassen und welche Zusatzkosten entstehen. Auch die technische Zuordnung der Sprachversionen sollte der Anbieter erklären können, wobei Google die relevanten Anforderungen in seiner Dokumentation zu mehrsprachigen Websites beschreibt. Geplante Sprachen gehören vor Vertragsabschluss in die Anforderungen, denn erst während der Umsetzung danach zu fragen, verursacht leicht zusätzliche Arbeit.

SEO: Einstellungen statt Systemetikett

Pauschale Zweifel an der SEO-Tauglichkeit von Baukästen sind keine belastbare Auswahlregel, und ebenso wenig garantiert ein CMS gute Positionen in Suchmaschinen.

Entscheidend sind die verfügbaren Einstellungen: Lassen sich Seitentitel und Beschreibungen bearbeiten, URLs steuern, Weiterleitungen einrichten und Inhalte von der Indexierung ausschließen? Google erklärt die Grundlagen in seinem SEO-Leitfaden, wobei eine selbst formulierte Beschreibung nicht garantiert, dass genau dieser Text im Suchergebnis erscheint.

Hilfreich ist es, sich die benötigten Einstellungen an einem konkreten Inhalt vorführen zu lassen und nach Tarifgrenzen sowie nach Änderungen zu fragen, die nur der Support vornehmen kann. Auch die Ladezeiten hängen nicht allein von der Systemkategorie ab, denn Gestaltung, Medien, technische Umsetzung und Betrieb wirken zusammen.

Bei einem Relaunch verdienen bestehende URLs besondere Aufmerksamkeit. Ändern sie sich, muss geklärt sein, wie die bisherigen Adressen weitergeleitet werden, und Googles Hinweise zu Website-Umzügen mit URL-Änderungen helfen, diesen Punkt im Angebot zu prüfen.

Datenschutz und Hosting: Zuständigkeiten klären

Weder Baukasten noch CMS bringen automatisch einen Datenschutzvorteil mit. Entscheidend ist, wer die Website hostet, welche Dienstleister beteiligt sind, wo Daten verarbeitet werden und welche Vertragsunterlagen vorliegen.

Der Europäische Datenschutzausschuss erklärt in seinem Leitfaden für kleine Unternehmen den Unterschied zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern. Auch bei einem betreuten Angebot muss das Unternehmen seine Rolle und die damit verbundenen Pflichten klären.

Bei einem selbst betriebenen CMS müssen das Unternehmen oder sein Dienstleister mehr organisieren, während ein betreutes Cloud-Angebot im vereinbarten Umfang Arbeit abnimmt. Deshalb sollte festgehalten werden, wer Updates installiert, technische Störungen bearbeitet und Daten sichert.

Datensicherung und Wiederherstellung sind getrennt zu prüfen, weil ein vorhandenes Backup noch nicht belegt, dass sich die Website im Ernstfall wiederherstellen lässt. Sinnvoll sind Fragen nach Zuständigkeiten und Wiederherstellungstests, und als Orientierung eignet sich das Datensicherungskonzept des BSI.

Pflegeaufwand und Teamrollen nach dem Start

Im Beispielbetrieb aktualisiert eine Mitarbeiterin ein Angebot, das eine verantwortliche Person prüft, bevor es zum vorgesehenen Termin veröffentlicht wird. Für diesen Ablauf reicht ein übersichtlicher Editor allein nicht aus.

Zu klären ist, ob eigene Benutzerzugänge und passende Rechte verfügbar sind, wer im Urlaub übernimmt und welche Schulung die Vertretung braucht. Eine Funktion hilft wenig, wenn im Alltag nur eine Person damit umgehen kann. Außerdem sollten Inhaltspflege und technische Wartung getrennt betrachtet werden, denn wer Texte aktualisiert, kann deshalb noch nicht Updates installieren oder Störungen beheben.

Mit der zeitgesteuerten Veröffentlichung im Swoppen^® -CMS lassen sich Inhalte vorbereiten und automatisch zum gewünschten Zeitpunkt online stellen, etwa eine Aktion oder eine neue Leistungsseite.

Aufschlussreich ist ein Test mit einem echten Pflegevorgang: einen Text ändern, ein Bild direkt am Bearbeitungsort hochladen und die Veröffentlichung planen. Führt anschließend die spätere Vertretung denselben Vorgang durch, wird sichtbar, welche Schritte verständlich sind und wo noch eine Erklärung nötig ist.

Kosten: Die Rechnung über drei Jahre

Ein niedriger Einstiegspreis sagt wenig über die Kosten im laufenden Betrieb aus. Aussagekräftiger ist ein Vergleich desselben Aufgabenrahmens über drei Jahre als eine Gegenüberstellung der Monatsgebühren.

Die Rechnung umfasst Einrichtung und Gestaltung, laufende Entgelte, benötigte Zusatzleistungen wie Module, Übersetzungen, Betreuung und Schulung sowie die interne Arbeitszeit. Hosting, Wartung oder Erweiterungen kommen hinzu, soweit sie nicht bereits enthalten sind.

Dabei sollten Kosten weder doppelt gezählt noch ausgelassen werden. Enthält ein Angebot das Hosting, braucht es dafür keine weitere Position, während ein erforderliches Zusatzmodul auch dann in die Rechnung gehört, wenn es erst später bestellt werden soll. Für den Beispielbetrieb fließen die weitere Sprache und der Shop bereits als geplantes Szenario ein, mit getrennt ausgewiesenen einmaligen und laufenden Kosten.

Ein günstiger Start wird durch zusätzliche Anforderungen schnell teuer, und umgekehrt verursacht ein umfangreiches CMS unnötigen Aufwand, wenn der Bedarf dauerhaft klein bleibt. Auch ein späterer Wechsel gehört in die Rechnung, denn Datenaufbereitung, Übertragung und erneute Einrichtung kosten Arbeitszeit, selbst wenn der Export kostenlos ist.

Anbieterabhängigkeit und späterer Umzug

Anbieterabhängigkeit beschränkt sich nicht auf die Software, denn auch Domain, Inhalte, Medien, Gestaltung, Zusatzfunktionen und externe Betreuung sind oft an unterschiedliche Bedingungen gebunden.

Ein Inhaltsexport ist deshalb noch keine vollständig übertragbare Website. Texte und Bilder lassen sich meist übernehmen, während Layouts, Formulare oder Erweiterungen neu eingerichtet werden müssen. Auch ein CMS schafft durch proprietäre Erweiterungen und individuelle Anpassungen Abhängigkeiten.

Vor Vertragsabschluss sollten Exportformate, Domainzugriff, Kündigungsbedingungen und Unterstützung bei der Übergabe geklärt sein, getrennt davon auch die Wiederherstellungsmöglichkeiten. Beim Beispielbetrieb erhöhen der spätere Shop und weitere Sprachfassungen den Aufwand eines möglichen Umzugs. Das spricht nicht gegen Erweiterungen, wohl aber dafür, einen möglichen Ausstieg früh zu klären und die Zusagen dazu schriftlich festzuhalten.

Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen?

Ein kleiner Betrieb mit selten geänderten Inhalten und wenig Erweiterungsbedarf arbeitet mit einem passenden Homepage-Baukasten oft gut. Reichen die vorgesehenen Funktionen aus und ist der technische Betrieb zuverlässig abgedeckt, braucht er nicht automatisch ein umfangreicheres System.

Ein KMU mit regelmäßigen Veröffentlichungen, wechselnden Bearbeitern und konkret geplanten Erweiterungen ist dagegen mit einem entsprechend ausgestatteten CMS besser bedient. Entscheidend bleiben die verfügbaren Funktionen und nicht die Bezeichnung auf der Produktseite, wobei mehr Möglichkeiten auch mehr Abstimmung und Schulung verlangen.

Für Unternehmen, die einfache visuelle Pflege mit Wachstumsmöglichkeiten verbinden möchten, ist ein betreutes modulares CMS wie das von Swoppen^®  die passende Wahl. Der Start gelingt mit WYSIWYG-Editor und Page Builder, und Bildergalerie, Shop oder Newsletter kommen hinzu, sobald sie gebraucht werden.

Komplexe Sonderanforderungen brauchen eine gesonderte technische Prüfung, bei der die Unternehmensgröße nicht den Ausschlag gibt. Ein kleiner Betrieb hat womöglich spezielle Prozesse, während ein größeres Unternehmen lediglich eine überschaubare Präsentationswebsite benötigt.

Typische Fehlentscheidungen vermeiden

Wer nur die Monatsgebühr vergleicht, lässt einen Teil der Kosten außen vor. Realistischer ist eine Rechnung mit demselben Nutzungsszenario, die interne Pflegezeit und absehbare Erweiterungen berücksichtigt.

Auch eine ansprechende Demo sagt noch wenig über die tägliche Arbeit aus. Statt vorbereiteter Muster sollten eigene Inhalte bearbeitet werden, denn erst dabei zeigt sich, ob die üblichen Aufgaben verständlich sind oder regelmäßig Unterstützung erfordern.

Mehrsprachigkeit und Erweiterungen vollständig auf später zu verschieben, ist ebenfalls riskant. Nicht jede Idee muss sofort umgesetzt werden, konkret absehbare Anforderungen sollten aber vorab geprüft sein. Ebenso wenig sollte ein einfacher Anbieterwechsel vorausgesetzt werden, solange Export, Domainzugriff und Übergabe nicht geklärt sind. Der umgekehrte Fehler kostet ebenfalls Geld: ein komplexes CMS auf Vorrat auszuwählen, obwohl ein schlankes Angebot die realistischen Anforderungen erfüllt.

Am hilfreichsten ist es, heutige Muss-Anforderungen und absehbare Erweiterungen getrennt festzuhalten und danach zwei passende Lösungen mit derselben Pflegeaufgabe zu testen. Das bringt mehr als ein möglichst langer Funktionskatalog.

Fazit

Ob CMS oder Baukasten passt, hängt davon ab, was die Website leisten muss, wer sie pflegt und welche Entwicklung geplant ist. Bedienkomfort und langfristige Bewegungsfreiheit sollten getrennt bewertet werden, weil ein einfacher Einstieg noch nichts darüber aussagt, wie gut spätere Aufgaben abgedeckt sind.

Das Website-CMS von Swoppen^® verbindet einfache visuelle Bearbeitung mit modularen Erweiterungen und ist damit die passende Lösung für KMU, die heute einfach starten und morgen wachsen wollen. In den 30 kostenlosen Testtagen lässt sich genau das ausprobieren: einen Inhalt ändern, ein Bild am Bearbeitungsort hochladen und die Veröffentlichung planen, am besten gemeinsam mit den Menschen, die später mit dem System arbeiten. Swoppen Soferu^® lässt sich 30 Tage kostenlos testen – Testsystem erstellen.