Wenn der Check-in noch Papier
und Rezeptionsarbeit bedeutet
- Meldescheine müssen manuell erfasst werden
- Gäste müssen auf Rezeptionszeiten achten
- Informationen werden mehrfach erklärt
- Schlüsselübergaben müssen organisiert werden
- Hotelinformationen liegen gedruckt im Zimmer
- Rechnungen müssen an der Rezeption bereitgestellt werden
- Zusatzleistungen werden nicht optimal angeboten
Mit der Digitalen Gästemappe werden zentrale Gästeprozesse digital. Soferu® digitalisiert Abläufe rund um Anreise, Aufenthalt und Abreise – als digitaler Self-Service-Bereich für den gesamten Gästekontakt, nicht nur als Informationsmappe.
Was ist eine digitale Gästemappe im Hotel?
Eine digitale Gästemappe ersetzt bzw. ergänzt klassische Informationsmappen und bestimmte Serviceprozesse im Hotel durch einen digitalen Gästeservice. Sie kann Informationen und Funktionen rund um Anreise, Check-in, Aufenthalt, Zusatzleistungen, Zahlungen und Check-out zentral bereitstellen.
Soferu® setzt das über einen persönlichen Zugangslink um: Nach der Buchung erhält der Gast per E-Mail Zugang zur Digitalen Gästemappe auf dem Smartphone – mit Schritt-für-Schritt-Anleitung für den gesamten Aufenthalt.
Vor der Anreise → Check-in → Aufenthalt → Check-out
Digitale Gästemappe für Hotels
Die Soferu® Digitale Gästemappe stellt Gästen wichtige Informationen und Self-Service-Funktionen digital zur Verfügung – und begleitet den Gast vor der Anreise, beim Check-in, während des Aufenthalts und beim Check-out.
- Check-in und Self-Check-in
- Digitaler Meldeschein
- Zugangsinformationen
- Hotelinformationen
- Offene Beträge und Zahlungsinformationen
- Extras und Zusatzleistungen
- Zimmerreinigung abbestellen
- Rechnungsvorschau und Download
- Check-out digital abschließen
- Individuelle Aufenthaltsinformationen
- Check-in-Status einsehen
- Schritt-für-Schritt-Anleitung für Gäste
Soferu® Digitale Gästemappe ist Bestandteil der Swoppen® Cloud. Der Gast erhält nach der Buchung einen Zugangslink per E-Mail – ohne native App-Installation.
Welche Vorteile hat
Self-Check-in im Hotel?
Flexiblere Anreise
Weniger Aufwand an der Rezeption
Mehr Komfort für Gäste
24/7-Check-in möglich
Weniger Papier
Mehr Selbstständigkeit
Von der Buchung bis
zum Check-out
- Buchung – Der Gast reserviert sein Zimmer. Der Aufenthalt ist im System erfasst.
- Vorbereitung – Nach der Buchung erhält der Gast den Zugangslink per E-Mail zur Digitalen Gästemappe.
- Digitaler Meldeschein – Der Gast erfasst seine Daten digital – bereits vor der Anreise möglich.
- Self-Check-in – Der Gast kann den Check-in selbstständig durchführen und den Check-in-Status einsehen.
- Zugang – Je nach Setup werden Zugangscodes für digitale Schließsysteme oder Hinweise zur Schlüsselübergabe bereitgestellt.
- Aufenthalt – Informationen, Extras, Zahlungsstatus und weitere Funktionen stehen digital zur Verfügung.
- Check-out – Der Aufenthalt kann digital und kontaktlos abgeschlossen werden.
Digitaler Check-in im Hotel –
so funktioniert der Ablauf
Vom Zugangslink bis zum kontaktlosen Check-out: Die Digitale Gästemappe strukturiert den digitalen Empfang Schritt für Schritt.
07 Schritte
1
Buchung
2
Zugangslink
3
Meldeschein
4
Check-in
5
Zugang
6
Aufenthalt
7
Check-out
Digitaler Meldeschein statt Papierformular
Mit der Digitalen Gästemappe kann der Meldeschein über ein digitales Formular ausgefüllt werden. Der Gast kann dies bereits vor der Anreise erledigen – als eMeldeschein im Self-Service-Prozess.
Dadurch werden Informationen digital erfasst und der Check-in-Prozess vorbereitet. Der Meldeschein kann digital über die Gästemappe erfasst werden – ohne pauschale rechtliche Zusagen, die vom jeweiligen Meldeverfahren abhängen.
Self-Check-in im Hotel –
Gäste checken selbstständig ein
Der Self-Check-in ermöglicht Gästen, bestimmte Schritte der Anreise selbstständig über die Digitale Gästemappe zu erledigen – als kontaktloser Check-in ohne zwingenden Stopp an der Rezeption.
Besonders relevant für:
- Hotels mit begrenzten Rezeptionszeiten
- Hotels ohne dauerhaft besetzte Rezeption
- Motels, Apartmentanlagen und Pensionen
- Betriebe mit 24/7-Anreise und Self-Check-in-Konzept
Optional rund um die Uhr einchecken
Nach der Buchung erhält der Gast den Zugangslink per E-Mail. Dadurch kann der Check-in optional auch außerhalb der klassischen Rezeptionszeiten vorbereitet bzw. durchgeführt werden – als digitaler Hotel Check-in ohne feste Empfangszeiten, sofern Ihr Betriebskonzept das vorsieht.
Zugangscode für digitale Schließsysteme
Über die Digitale Gästemappe können Zugangscodes für digitale Schließsysteme hinterlegt werden – als Hotel PIN Code oder Zugangsinformation für digitale Türschlösser.
Alternativ können Hinweise zur Aufbewahrung bzw. Übergabe von Schlüsselkarten bereitgestellt werden. Damit lassen sich Informationen zur digitalen Schlüsselübergabe direkt in den digitalen Gästeservice integrieren.
Mehr Service ohne zusätzlichen Aufwand
Während des Aufenthalts können Gäste über die Digitale Gästemappe zusätzliche Leistungen erwerben – direkt auf die Zimmerrechnung gesetzt.
- Frühstück
- Getränke und Minibar
- Späti und weitere Extras
Zimmerreinigung digital verwalten
Gäste können über die Gästemappe die Zimmerreinigung für den nächsten Tag oder für den gesamten Aufenthalt abbestellen.
- Weniger Abstimmungsaufwand
- Klare Information für das Hotel
- Gast entscheidet selbst
- Digitaler Prozess statt zusätzlicher Kommunikation
Offene Beträge und Rechnungen digital im Blick
Der Gast sieht in der Digitalen Gästemappe offene Beträge, gegebenenfalls Zahlungsoptionen, gebuchte Zimmer, Beträge und Zahlungszeitpunkte.
- Rechnungsadresse vor Erstellung der Rechnung korrigieren
- Rechnung nach Erstellung herunterladen
- Transparenz über Zahlungsstatus während des Aufenthalts
Kontaktlos auschecken –
ohne Umweg über die Rezeption
Auch der Check-out kann über die Digitale Gästemappe digital erfolgen. Der Gast kann den Aufenthalt abschließen, ohne zwingend persönlich an der Rezeption erscheinen zu müssen – als kontaktloser Check-out mit digitaler Gästemappe.
Digitale Gästemappe kennenlernenHotelprozesse papierärmer gestalten
Klassische Informationsmappen können durch digitale Informationen ergänzt bzw. ersetzt werden. Soferu® unterstützt Hotels dabei, mehr Prozesse digital abzubilden – ohne zu behaupten, dass damit automatisch sämtliche Papierprozesse verschwinden.
- Meldeschein digital erfassen
- Gästeinformationen digital bereitstellen
- Zugangsinformationen digital übermitteln
- Check-in digital durchführen
- Zahlungen und offene Beträge digital anzeigen
- Zusatzleistungen digital anbieten
- Rechnung digital bereitstellen
- Check-out digital ermöglichen
Weniger Papier im Hotelzimmer: Die Gästemappe kann allgemeine Hotelinformationen und individuelle Informationen zum Aufenthalt digital bereitstellen – für digitale Hotelinformationen statt gedruckter Mappen.
Vorteile für Ihr Hotel
Rezeption entlasten
Flexiblere Anreise
Gäste besser informieren
Papier reduzieren
Service erweitern
Prozesse zentralisieren
Vorteile für Ihre Gäste
Mehr Flexibilität
Check-in und Informationen stehen unabhängig von klassischen Rezeptionszeiten zur Verfügung.
Weniger Wartezeit
Bestimmte Schritte können bereits vor der Anreise erledigt werden – z. B. Meldeschein und Check-in-Vorbereitung.
Alles an einem Ort
Informationen, Zugang, Zahlungen, Extras und Check-out werden digital über die Gästemappe bereitgestellt.
Kein isoliertes Gästetool,
sondern Teil der Hotelsoftware
Soferu® Digitale Gästemappe ist Bestandteil der modularen Swoppen® Hotelsoftware – eingebunden in zentrale Hotelprozesse statt als separates Gästemappen-Tool.
- Online-Reservierung und Belegungsplan
- Hotelsoftware / PMS und Gästedaten
- Digitale Gästemappe, Check-in und Check-out
- Housekeeping, Zahlungsprozesse und Rechnungen
- Channel-Manager und Schnittstellen
Den Hotel-Empfang Schritt für Schritt digitalisieren
Reservierung → Belegung → Gästemappe → Check-in → Aufenthalt → Check-out: Die Digitale Gästemappe ordnet sich in den größeren Kontext der Swoppen Hotelsoftware ein.
1. Buchung
Online-Reservierung digital erfassen – als Startpunkt für den digitalen Empfang.
2. Vorbereitung
Gästedaten und Aufenthaltsinformationen über den Zugangslink bereitstellen.
3. Meldeschein
Digital statt Papier – der Gast erfasst Meldedaten vor der Anreise.
4. Check-in
Self-Check-in über die Digitale Gästemappe – kontaktlos und selbstständig.
5. Zugang
Digitale Zugangsinformationen bzw. Zugangscode bereitstellen.
6. Aufenthalt & Check-out
Hotelinformationen, Extras und kontaktloser Check-out digital abschließen.
Für welche Betriebe
ist die Digitale Gästemappe geeignet?
Besonders für Hotels mit begrenzten Rezeptionszeiten oder ohne dauerhaft besetzte Rezeption – sowie für unterschiedliche Beherbergungsbetriebe.
Hotels & Boutique-Hotels
Digitale Gästemappe für strukturierte Check-in-Prozesse und digitalen Gästeservice.
Pensionen & Privatzimmer
Papierärmere Prozesse und Self-Service auch in kleineren Betrieben.
Motels, Hostels & Jugendherbergen
Flexiblere Anreise und kontaktloser Check-in bei hoher Gästedynamik.
Apartmentanlagen
Zugangscodes und digitale Informationen für selbstständige Gäste.
Hotel ohne dauerhaft besetzte Rezeption
Die Digitale Gästemappe kann Hotels dabei unterstützen, bestimmte Empfangsprozesse digital abzubilden – nicht aber pauschal eine Rezeption überflüssig machen.
- Digitaler Meldeschein und Self-Check-in
- Zugangsinformationen und digitale Gästeinformation
- Kontaktloser Check-out
- Optionaler 24/7-Check-in bei passendem Konzept
Bei entsprechenden Konzepten kann auf eine dauerhaft besetzte Rezeption verzichtet werden – mit passenden Rückfallebenen und organisatorischen Regelungen im Hotelbetrieb.
Klassische Gästemappe vs.
digitale Gästemappe
| Klassische Gästemappe | Digitale Gästemappe |
|---|---|
| Informationen auf Papier | Informationen digital |
| Änderungen müssen neu gedruckt werden | Informationen digital pflegbar |
| Meldeschein auf Papier | Digitaler Meldeschein / eMeldeschein |
| Persönliche Erklärung an der Rezeption | Schritt-für-Schritt-Anleitung |
| Check-in an der Rezeption | Self-Check-in möglich |
| Schlüsselhinweise auf Papier | Digitale Zugangsinformation |
| Rechnung an der Rezeption | Rechnung digital bereitstellen |
Warum Hotels auf Soferu®
Digitale Gästemappe setzen
- Soferu in der Swoppen Cloud: Cloudbasiert und modular erweiterbar.
- Für unterschiedliche Beherbergungsbetriebe: Hotels, Motels, Pensionen, Apartments.
- 30 Tage kostenlos testen: Testversion läuft automatisch aus, keine Kündigung erforderlich.
- Schnittstellen: Anbindung an weitere Systeme möglich.
- Seit über 25 Jahren am Markt: Erfahrung in Hotelsoftware und digitalen Prozessen.
- Made in Germany: Entwicklung und Support aus Deutschland.
- Persönliche Präsentation: Beratung zu Self-Check-in und digitalem Empfang.
- Teil der Hotelsoftware: Kein isoliertes Tool, sondern modulare Plattform.
Digitale Gästemappe und Hotelsoftware
für Ihren Betrieb zusammen denken
Wir zeigen Ihnen, wie Self-Check-in, digitaler Meldeschein, Zugangscodes und Check-out in Ihren Hotelalltag passen – für Hotels, Pensionen, Motels, Apartments und Betriebe mit digitalem Empfang.
Häufige Fragen zur
Digitalen Gästemappe für Hotels
Eine digitale Gästemappe ersetzt bzw. ergänzt klassische Informationsmappen und bestimmte Serviceprozesse durch einen digitalen Gästeservice. Gäste erhalten per Zugangslink Informationen und Funktionen für Check-in, Aufenthalt und Check-out.
Nach der Buchung erhält der Gast einen Zugangslink per E-Mail. Darüber kann er Meldeschein ausfüllen, Self-Check-in durchführen, Informationen abrufen, Zahlungen einsehen, Extras buchen und den Check-out abschließen.
Der Gast erledigt Check-in-Schritte selbstständig über die Digitale Gästemappe – z. B. Meldeschein, Check-in-Status und Zugangsinformationen. Besonders relevant bei begrenzten Rezeptionszeiten oder ohne dauerhaft besetzte Rezeption.
Der Meldeschein wird über ein digitales Formular in der Gästemappe ausgefüllt – auch vor der Anreise. Die Daten werden digital erfasst und bereiten den Check-in vor.
Ein eMeldeschein ist die elektronische Variante des Meldescheins. In Soferu® kann der Gast Meldedaten digital über die Gästemappe erfassen – unabhängig vom jeweiligen Meldeverfahren vor Ort.
Ja. Self-Check-in über die Digitale Gästemappe ermöglicht einen kontaktlosen Check-in, sofern Ihr Betriebskonzept und die organisatorischen Abläufe das vorsehen.
Ja. Der Check-out kann über die Digitale Gästemappe digital erfolgen. Der Gast kann den Aufenthalt abschließen, ohne zwingend persönlich an der Rezeption erscheinen zu müssen.
Optional ja. Nach der Buchung erhält der Gast den Zugangslink per E-Mail und kann den Check-in auch außerhalb klassischer Rezeptionszeiten vorbereiten bzw. durchführen – abhängig vom Betriebskonzept.
Nach der Buchung wird ein persönlicher Zugangslink per E-Mail versendet. Der Gast öffnet die Gästemappe im Browser – ohne native App-Installation.
Ja. Zugangscodes für digitale Schließsysteme können in der Gästemappe hinterlegt werden. Alternativ sind Hinweise zur Schlüsselkarten-Übergabe möglich.
Ja. Gäste sehen offene Beträge und Rechnungsinformationen. Die Rechnungsadresse kann vor Erstellung korrigiert und die Rechnung nach Erstellung heruntergeladen werden.
Ja. Extras wie Frühstück, Getränke, Minibar oder Späti können auf die Zimmerrechnung gebucht werden.
Ja. Gäste können die Zimmerreinigung für den nächsten Tag oder den gesamten Aufenthalt über die Gästemappe abbestellen.
Nein, keine native App im App Store. Gäste nutzen die Digitale Gästemappe über einen Zugangslink im Browser – als mobiler Gästeservice auf dem Smartphone.
Besonders für Hotels, Motels und Apartmentanlagen – sowie für Betriebe mit begrenzten Rezeptionszeiten, ohne dauerhaft besetzte Rezeption oder mit 24/7-Anreise.
Ja. Soferu® Digitale Gästemappe ist Bestandteil der Swoppen® Cloud und mit PMS, Belegungsplan, Online-Reservierung und weiteren Modulen verbunden.
Die Digitale Gästemappe kann dabei unterstützen, Empfangsprozesse digital abzubilden. Ob ein Betrieb vollständig ohne dauerhaft besetzte Rezeption geführt werden kann, hängt vom individuellen Konzept und den lokalen Anforderungen ab.
Durch digitalen Meldeschein, digitale Gästeinformationen, Zugangshinweise, Self-Check-in, digitale Zahlungs- und Rechnungsinformationen sowie digitalen Check-out. Soferu® unterstützt papierärmere Prozesse – ohne alle Papierabläufe zu ersetzen.
